Datenschutzmitteilung des Schottenstifts

Diese Mitteilung beschreibt, wie das Schottenstift („wir“) personenbezogene Daten allgemein verarbeitet. Über die Datenverarbeitung in den speziellen Fällen der Website (Datenschutzmitteilung zur Website) und der Videoüberwachung (Datenschutzmitteilung zur Videoüberwachung) informieren separate Mitteilungen. Auch die Museum im Schottenstift Betriebsges.m.b.H. verfügt über eine eigene Datenschutzmitteilung.

Für die Schottenpfarre „Unsere Liebe Frau zu den Schotten“ gilt die gänzlich eigene allgemeine Datenschutzmitteilung der Katholischen Kirche in Österreich (externer Link zur Website der Österreichischen Bischofskonferenz).

1. Identität des Verantwortlichen

Verantwortlich für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist das
Schottenstift
Benediktinerabtei „Unserer Lieben Frau zu den Schotten“
Freyung 6, 1010 Wien, Österreich
schotten@schottenstift.at

Sollten Sie zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Fragen oder Anliegen haben, wenden Sie sich bitte an uns als Verantwortlichen für die Datenverarbeitung oder alternativ auch gerne an unseren Datenschutzzuständigen: datenschutz@schottenstift.at.

2. Zwecke der Datenverarbeitung

Aufgrund unserer vielfältigen Tätigkeiten als Kloster, in der Seelsorge, im Bildungswesen und im Zusammenhang mit unseren wirtschaftlichen Betrieben sind auch unsere Zwecke der Datenverarbeitung vielfältig. Wir verarbeiten die unter Punkt 3 genannten personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken:

• Finanzbuchhaltung & Materialwirtschaft
• Seelsorge
• Spendererfassung für kirchliche Zwecke
• Mietzins-, Pachtzins-, Baurechtszins- und Betriebskostenabrechnung
• Buchung und Abwicklung von Zimmerreservierungen und Hotelleistungen, Beherbergung
• Erziehung und Betreuung natürlicher Personen in Schulen, Kindergärten, Kinderkrippen und Horten, Einhebung von Schulgeld sowie Kindergarten- und Hortbeiträgen
• Zeitungs- bzw. Zeitschriftenvertrieb
• Führung von Bibliotheken und Archiven (Benutzer- und Leserverwaltung), Bücherverwaltung
• Organisation und Durchführung von Veranstaltungen
• Nutzungsprotokollierung Telefon
• Elektronische Schließanlage zum Zwecke der Zugangskontrolle und des Eigentumsschutzes
• Videoüberwachung zum Zwecke des vorbeugenden Schutzes von Eigentum und Personen
• Informationswebsite zu Strukturen, Ereignissen und Mitarbeitern

Bezüglich der Datenverarbeitung im Kontext der Website und der Videoüberwachung beachten Sie bitte die separaten Datenschutzmitteilungen.

Die Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten zum Zwecke unserer Personalverwaltung wird den Betroffenen in anderer geeigneter Weise mitgeteilt und ist aus diesem Grund in dieser Datenschutzmitteilung nicht miterfasst.

3. Verarbeitete Datenkategorien

Entsprechend den vielfältigen Zwecken der Datenverarbeitung (einschließlich automationsunterstützt erstellter und archivierter Textdokumente (z. B. Korrespondenz) in diesen Angelegenheiten) verarbeiten wir unterschiedliche Datenkategorien verschiedener Betroffenenkreise:

Finanzbuchhaltung & Materialwirtschaft: Namen, Kontaktdaten (Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse), Bankverbindung, Angaben zum Unternehmen, zur Bonität und zu Zahlungskonditionen von Kunden, Lieferanten und (mit Einschränkungen) Ansprechpersonen in Firmen.

Seelsorge: Namen, Geburtsdaten, Kontaktdaten (Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse), Angaben zu kirchlichen Tätigkeiten und Feiern von Seelsorgekontakten (Katholiken, Nichtkatholiken).

Spendererfassung für kirchliche Zwecke: Namen, Kontaktdaten (Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse), Angaben zu Spendenbeträgen von Spendern (natürliche Personen und Ansprechpersonen bei juristischen Personen).

Mietzins-, Pachtzins-, Baurechtszins- und Betriebskostenabrechnung: Namen, Geburtsdaten, Kontaktdaten (Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse), Bankverbindung, Angaben zum Miet- bzw. Pachtgegenstand, finanzielle Angaben zum Miet- bzw. Pachtverhältnis, gegebenenfalls Angaben zum KFZ von Mietern und Pächtern von Wohnungen, Büro- und Geschäftsräumen, Grundstücken, Baurechtszinsen und Parkplätzen.

Buchung und Abwicklung von Zimmerreservierungen und Hotelleistungen, Beherbergung: Namen, Geburtsdaten, Kontaktdaten (Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse), Bankverbindung, Staatsangehörigkeit und Herkunftsland, Angaben zu Reisedokumenten, Buchungs- und Aufenthaltsdauer sowie Begleitpersonen von Gästen.

Erziehung und Betreuung natürlicher Personen in Schulen, Kindergärten, Kinderkrippen und Horten, Einhebung von Schulgeld sowie Kindergarten- und Hortbeiträgen: Namen, Geburtsdaten, Kontaktdaten (Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse), Staatsangehörigkeit, Sozialversicherungsnummer, Religionsbekenntnis, Angaben zu Eltern, Erziehungsberechtigten und Familienangehörigen (gegebenenfalls für Notfälle und Abholung), Angaben zum Vertrags- bzw. Betreuungsverhältnis (Dauer, Klasse/Gruppe, Pädagogen, Teilnahme an Angeboten), Krankenstände und Gesundheitsdaten (soweit diese für die Betreuung Relevanz haben; inklusive Einverständniserklärung für medikamentöse Behandlung in Akutfällen), gegebenenfalls Fotos (inklusive Einverständniserklärung zur Veröffentlichung), gegebenenfalls Schulleistungen von Schülern sowie in Kindergärten, Kinderkrippen und Horten betreuten Personen; Namen, Geburtsdaten, Kontaktdaten (Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse), Staatsangehörigkeit, Sozialversicherungsnummer, Religionsbekenntnis von Eltern und Erziehungsberechtigten; Namen, Telefonnummer von zusätzlichen abholberechtigten bzw. im Notfall zu kontaktierenden Personen; Namen, Kontaktdaten (Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse), Angaben zur Zahlung des Schulgelds bzw. der Kindergarten- oder Hortbeiträge von Zahlungspflichtigen.

Zeitungs- bzw. Zeitschriftenvertrieb: Namen, Anschrift, Bezugsausmaß, Forderungen und Zahlungseingänge von Beziehern.

Führung von Bibliotheken und Archiven (Benutzer- und Leserverwaltung), Bücherverwaltung: Namen, Kontaktdaten (Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse), Benutzernummer, Forschungsinteressen und Angaben zur Benutzung von Werken von Benutzern; Namen, Kontaktdaten (Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse), Lesernummer, Angaben zur Entlehnung von Werken von Lesern und Entlehnern; Bibliographische Angaben von Autoren von Büchern.

Organisation und Durchführung von Veranstaltungen: Namen, Kontaktdaten (Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse), besuchte Veranstaltungen, Interessensgebiete, gegebenenfalls bezahlte Entgelte von Teilnehmern und Interessenten; Namen, Geburtsdaten, Kontaktdaten (Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse), Bankverbindung, Honorar, Angaben zur Veranstaltung von Referenten und Veranstaltungsleitern.

Nutzungsprotokollierung Telefon: Bezeichnung der Nebenstelle sowie Anrufhistorie (Anzahl und Dauer) von Personen, die einen Anruf über eine Nebenstelle der Festnetztelefonanlage tätigen.

Elektronische Schließanlage: Namen, Sperrberechtigungen sowie Ort und Zeit der Sperrungen von Zutrittsbevollmächtigten.

4. Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns ein besonderes Anliegen. Ihre Daten werden von uns daher auf Grundlage der anwendbaren gesetzlichen Bestimmungen verarbeitet, insbesondere auf Basis der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des österreichischen Datenschutzgesetzes (DSG), aber etwa auch auf jener des Telekommunikationsgesetzes (TKG), des Bildungsdokumentationsgesetzes (BilDokG) und des Schulunterrichtsgesetzes (SchUG).

Im Kontext der vielfältigen Vertragsverhältnisse erfolgt die Verarbeitung und Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten zur Einhaltung von Aufzeichnungs-, Auskunfts- und Meldepflichten, soweit dies auf Grund von Gesetzen, behördlichen Vorgaben bzw. Normen kollektiver Rechtsgestaltung oder vertraglicher Verpflichtungen jeweils erforderlich ist.

Darüber hinaus bildet im Kontext der Seelsorge, der Spendererfassung, der Führung von Bibliotheken und Archiven, der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen, der Nutzungsprotokollierung der Telefonanlage, der elektronischen Schließanlage, der Videoüberwachung sowie der Website, in gewissen Fällen auch im Kontext der Erziehung und Betreuung in Schulen, unser überwiegendes berechtigtes Interesse (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO), welches darin besteht, die oben unter Punkt 2 genannten Zwecke zu erreichen, die rechtliche Grundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten.

Soweit die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ausschließlich auf Ihrer zuvor gegebenen Einwilligung beruht (Art 6 Abs 1 lit a DSGVO), können Sie diese Einwilligung jederzeit widerrufen, wobei die Datenverarbeitung bis zum Zeitpunkt des Widerrufs rechtmäßig bleibt.

5. Empfänger von personenbezogenen Daten

Zu den oben genannten Zwecken übermitteln wir auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen bzw. vertraglichen Vereinbarungen die im jeweiligen Einzelfall relevanten personenbezogenen Daten an folgende Empfänger:

• PROFECT Immobilienverwaltung GmbH, Freyung 6/VII/1, 1010 Wien (Mietzins-, Pachtzins-, Baurechtszins- und Betriebskostenabrechnung)
• Museum im Schottenstift Betriebsges.m.b.H., Freyung 6, 1010 Wien (Abwicklung von Zimmerreservierungen, Videoüberwachung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen)
• Bundesministerien, Ämter und Behörden (insbesondere im Kontext der Erziehung und Betreuung)
• Finanzamt
• Statistisches Zentralamt
• Steuerberater, Wirtschaftsprüfer
• Versicherungen
• Geldinstitute
• Post
• Rechtsvertreter, Polizei, Gerichte (im Anlassfall)
• IT-Dienstleister
• Ordensgemeinschaften Österreich und Vereinigung Katholischer Kindertagesheime (Kindergarten, Hort)
• Elternverein und Absolventenverein (Schule)
• Veröffentlichung im Jahresbericht (Schule)
• Bibliotheksverbünde (Bücherverwaltung)

Bestimmte im Kontext der Führung von Bibliotheken und Archiven verarbeitete personenbezogene Daten von Benutzern können entsprechend der Benutzungsordnung zur Förderung des wissenschaftlichen Austausches an andere Benutzer weitergegeben werden.

Zum Zwecke der Seelsorge, der bibliothekischen Leserverwaltung sowie der Nutzungsprotokollierung der Telefonanlage verarbeitete personenbezogene Daten werden an keine Empfänger übermittelt.

6. Speicherdauer

Ihre personenbezogenen Daten werden von uns nur so lange aufbewahrt, wie dies vernünftigerweise von uns als nötig erachtet wird, um die unter Punkt 2 genannten Zwecke zu erreichen, und wie dies nach anwendbarem Recht zulässig ist. Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten jedenfalls solange gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen oder Verjährungsfristen potentieller Rechtsansprüche noch nicht abgelaufen sind.

Da das Schottenstift über ein Archiv verfügt, welches die Voraussetzungen für Archivzwecke im öffentlichen Interesse gemäß DSGVO und DSG erfüllt, kann in bestimmten Fällen aufgrund archivischer Kriterien gegebenenfalls anstelle einer Löschung personenbezogener Daten eine Übergabe an das Stiftsarchiv erfolgen.

7. Rechte des Betroffenen

Sie haben gemäß DSGVO grundsätzlich das Recht auf

• Auskunft, ob und welche personenbezogenen Daten wir über Sie gespeichert haben,
• Berichtigung, Ergänzung oder Löschung Ihrer personenbezogenen Daten, die falsch sind oder nicht rechtskonform verarbeitet werden,
• Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten unter bestimmten Voraussetzungen,
• Datenübertragbarkeit und Erhalt Ihrer personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format,
• Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten unter bestimmten Voraussetzungen,
• sowie, soweit die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Ihrer zuvor gegebenen Einwilligung beruht, auf jederzeitigen Widerruf dieser Einwilligung, wobei die Datenverarbeitung bis zum Zeitpunkt des Widerrufs rechtmäßig bleibt.

Die genannten Betroffenenrechte können Sie per E-Mail an schotten@schottenstift.at oder alternativ per Brief an die oben angeführte Adresse des Schottenstifts geltend machen.

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt oder Ihre datenschutzrechtlichen Ansprüche sonst in einer Weise verletzt worden sind, haben Sie darüber hinaus das Recht auf Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde. Dies ist in Österreich die Datenschutzbehörde, Wickenburggasse 8, 1080 Wien, www.dsb.gv.at.

8. Aktualisierung

Wir behalten uns das Recht vor, jederzeit notwendige Anpassungen an der Datenschutzmitteilung vorzunehmen. Die jeweils aktuelle Version ist an dieser Stelle auf unserer Website online abrufbar.

Zuletzt aktualisiert am 4. Juni 2018.